Documentos necesarios para exportar desde España

Muchas veces cuando nos disponemos a exportar sobre todo cuando hemos cerrado nuestra primera venta fuera de la Unión Europea esta es la primera pregunta que nos hacemos:

¿Qué documentos son necesarios para exportar desde España?

Para empezar, vamos a explicar que un documento es toda la información registrada y contenida sobre cualquier soporte material y es producido, recibido y conservado por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas que durante el desarrollo de sus actividades participen.

En el comercio internacional, los documentos deben ser actuales, veraces, asequibles y contrastables, ya que son la base de las decisiones.

Las normativas nacionales e internacionales regulan su formato, convalidación, uso, prestación y gestión.

Normativas internacionales que regulan los documentos necesarios

Las normativas internacionales son establecidas por diferentes organismos y organizaciones que regulan el comercio exterior, como, por ejemplo; Organización Mundial de Comercio, Cámara de Comercio Internacional, Organización mundial de aduanas, Banco Mundial, FAO…

Clasificación de los tipos de documentos necesarios para exportar y realizados por la empresa exportadora para diferentes organizaciones:

Documentos comerciales

Los documentos comerciales son los que necesitan los transportistas y transitarios que a su vez se lo hacen llegar al cliente final del exportador. Estos documentos recogen los siguientes certificados y documentación:

• • Factura Pro Forma: Se trata de un documento provisional con la finalidad de informar al cliente del precio y condiciones en las que el exportador está dispuesto a realizar la venta, como el peso, número de bultos, gastos del transporte…
  • Factura Comercial: Es el documento donde el exportador fija el precio y las condiciones definitivas. En algunos casos es el contrato de venta y de forma de cobro por lo que debe de ir firmada e incluir las clausulas arbitrales que correspondan para los contratos de compraventa internacionales.
  • Lista de Contenidos (Packing List): El Packing List es el documento que acompaña a la factura comercial y donde los transportistas recogen el número de bultos que constituye la exportación. Tiene como objeto evitar el extravío de mercancías.
  • Certificado de origen: Es el documento que acredita de que país procede la mercancía y que la administración del país importador exige. Lo emiten las cámaras de comercio.

Documentos de transporte

Estos documentos son necesarios para exportar desde España y son realizados por el exportador y transportistas para las aduanas y el cliente al que se le vende.

• • Bill of Lading: Es un documento de transporte marítimo y es la prueba de que existe un contrato de transporte internacional entre vendedor y comprador. Podemos decir que es la tarjeta de embarque de la mercancía donde se recoge todos los datos necesarios para que pueda viajar a su destino.
  • CMR: Carta de porte por carretera, documento para el transporte terrestre y tiene la misma función que el Bill of Landing.
  • CIM: Carta de porte por ferrocarril, en este caso el CIM es el documento que se necesita para que la mercancía pueda ser transportada por una compañía ferroviaria.
  • AWB: Conocimiento de embarque aéreo, es el contrato de transporte necesario para cuando la mercancía tiene que ir en avión.
  • Conocimiento de Embarque Multimodal: Se utiliza para regular el transporte internacional en régimen multimodal. Es decir, transporte que consiste en el traslado de mercancía utilizando sucesivamente vehículos de la misma o distinta naturaleza.

Documentos Aduaneros

Son los documentos realizados por el exportador y exigidos por las aduanas:

• • Documento Único Administrativo (Dua): Es el documento imprescindible que se presenta ante las autoridades aduaneras y proporciona información sobre el producto a exportar sirve de base para la declaración tributaria.
    Declaración de Valor (DV1): Es el documento que acompaña al DUA y sirve para que el comprador declare todos los elementos que van a servir de base para cálculo de valor en la aduana de la mercancía y la aplicación de los correspondientes derechos.
  • Certificado de circulación: EUR1, ATR: Se trata del documento justificativo del origen preferencial otorgado por la UE con los países que tiene acuerdos. El ATR es el documento que se utiliza con Turquía.

Documentos de pagos y seguros

Son los documentos que el exportador y el importador necesitan junto con los bancos y compañías de seguros para que la mercancía vaya asegurada y protegerse en casos de no cobros:

• • Orden de apertura de crédito documentario: Son las garantías que ofrece un banco de que la mercancía se va a entregar por parte del exportador y que el importador va a pagar. Cumple tres funciones, garantía, pago y financiación.
  • Póliza de seguro de transportes: Tal y como indica el nombre de este documento, cubre los daños ocasionados a la mercancía por parte de los transportistas y de la modalidad acordada.
  • Seguro de crédito a la exportación: Cubre los riesgos imprevisibles por parte del exportador, riesgos comerciales, riesgos políticos o riesgos extraordinarios.

Estos son los documentos necesarios para exportar desde España a la hora de realizar una venta fuera de la Unión Europea. De todas maneras, según el tipo de producto puede exigirse otro tipo de documentación y habría que informarse al respecto.